Kurumsal belge ve arşiv yönetimi uygulamaları: Kalkınma Kakanlığı örneği
Tezin Türü: Yüksek Lisans
Tezin Yürütüldüğü Kurum: Hacettepe Üniversitesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Bilgi ve Belge Yönetimi A.B.D., Türkiye
Tezin Onay Tarihi: 2013
Tezin Dili: Türkçe
Öğrenci: GÜLÇİN ÖZBAL
Asıl Danışman (Eş Danışmanlı Tezler İçin): ÖZGÜR KÜLCÜ
Açık Arşiv Koleksiyonu: AVESİS Açık Erişim Koleksiyonu
Özet:Bilgi teknolojileri çerçevesinde gelişen e-devlet uygulamalarıyla belge yönetimi boyut değiştirmiştir. Bu bağlamda, kurumsal ve idari gereksinimlere uygun sistemlerin geliştirilebilmesi için ulusal ve uluslararası koşulların incelenmesi, mevcut uygulamalarda yaşanan sorunların ve beklentilerin saptanması gerekli görülmektedir. Bu çerçevede araştırmanın alanını Kalkınma Bakanlığı Merkez Teşkilatında elektronik belge yönetimi uygulamalarının analizi oluşturmuştur. Bu kapsamda Ankara'da bulunan Kalkınma Bakanlığı Merkez Teşkilatı'nda elektronik belge yönetimi sistemlerini kullanma yetkisi olan 804 kullanıcıya 02.07.2012 tarihinde anket gönderilmiştir. Anket uygulaması 15.08.2012 tarihinde tamamlanmış olup, ankete katılım sayısı 167 olarak belirlenmiştir. Gerçekleştirilen analizlerle, Kalkınma Bakanlığında elektronik belge ve arşiv yönetimi kapsamındaki KB-eb, AVBYS ve KB-Tarama sistemleri incelenmiştir. Analiz sonucunda sistemlerde yer alan kayıtların bütünleştirilmesi için geliştirilen üstveri alanlarıyla ilgili standartlaşma sorunu, eksik veri girişi, ilgili personelin eğitimi, konuya ilişkin yaptırım gücü olan yasal düzenlemelerin yetersizliği ön plana çıkan sorunlardır. Bu sonucu, katılımcıların ilgili koşullara yönelik %70'in üzerinde kararsız ve olumsuz görüş bildirmesi desteklemektedir. Katılımcılar tarafından yukarıdaki sorunların nedenleri arasında; kurumda elektronik belge yönetimi sistemlerinin farklı dönemlerde birbirlerinden kopuk olarak geliştirilmesi, bütünleştirmeye dönük çalışmaların yetersizliği, veri girişi yapan personelin eğitimi ve yükümlülüklerine yönelik koşullar gösterilmiştir. Bu doğrultuda, "Kalkınma Bakanlığı içerisinde kullanılan elektronik belge yönetimi sistemlerinin (KB-eb, AVBYS, KB-Tarama) farklı dönemlerde birbirinden kopuk biçimde geliştirilmiş olması; aynı konulara ilişkin tanımlama alanlarında farklılıklara, dolayısıyla erişim etkinliğinin azalmasına, sistemlerin kullanımının zorlaşmasına, kullanımına ilişkin farkındalık ve eğitim sorunlarının ortaya çıkmasına neden olmaktadır." şeklinde belirlenen hipotez doğrulanmıştır.